شرح إجراء المظروفين

في إجراء المظروفين يقدّم كل متقدم عرضين منفصلين: عرضًا فنيًا يصف ما سيقدمه وكيف، وعرضًا ماليًا يحدد السعر. تفتح اللجنة المظاريف الفنية وتقيّمها أولًا، ولا تُفتح المظاريف المالية إلا للمتقدمين المؤهلين فنيًا.

لماذا الفصل بينهما؟

الهدف هو منع السعر من التأثير في تقييم الجودة. فإذا عرف المقيّمون مسبقًا أن أحد المتقدمين أرخص بكثير، يصعب تقييم نهجه الفني بموضوعية، في أي من الاتجاهين. وإبقاء السعر مختومًا حتى تصبح الدرجات الفنية نهائية يجعل التقييم الفني قائمًا بذاته، ويمكن الدفاع عنه بذاته.

كما يحمي ذلك المتقدمين أنفسهم: فمن لا يبلغ الحد الفني لا تنكشف أسعاره أبدًا أمام الجهة المشترية، ولا أمام منافسيه عبر الإفصاح.

التسلسل الذي يهم

1. يُغلق التقديم في الموعد النهائي المعلن، ولا يمكن بعده إضافة أي مظروف أو استبداله.
2. تُفتح المظاريف الفنية في جلسة موثّقة، يحق للمتقدمين حضورها عادةً.
3. تقيّم اللجنة العروض الفنية وتمنحها الدرجات، ثم تُعتمد النتائج وتصبح نهائية.
4. تُفتح المظاريف المالية للمتقدمين المؤهلين في جلسة موثّقة ثانية.
5. تُعاد مظاريف غير المؤهلين أو تُحفظ دون فتح، وفق قواعدكم.

أين تحدث الأخطاء

• تُحفظ المظاريف المالية في مكان يمكن لأحد الوصول إليه مبكرًا: مجلد مشترك، أو صندوق بريد، أو خزانة بمفتاح واحد.
• لا تُجمَّد النتائج الفنية رسميًا قبل فتح الأسعار، فيمكن مراجعة الدرجات بعد معرفة الأسعار.
• لا يُحرَّر محضر لجلسات الفتح، أو يمكن تعديل المحضر لاحقًا.
• لا يستطيع أحد لاحقًا إثبات من اطّلع على أي وثيقة ومتى.

نسخة الثلاثة مظاريف

تضيف بعض الأنظمة مظروف تأهيل مسبق قبل المظروف الفني يتضمن مستندات الأهلية والتسجيل والملاءة المالية. والمبدأ نفسه ينطبق: يبقى كل مظروف مختومًا حتى تكتمل المرحلة السابقة.

كيف تتعامل DigiProcure مع ذلك

تدعم DigiProcure إجراءات المظروف الواحد والمظروفين والمراحل الثلاث. تُشفَّر المظاريف عند التقديم في خزنة العطاءات، ولا يمكن فتح المظاريف اللاحقة قبل اعتماد المرحلة السابقة. يتطلب الفتح حاملي المفاتيح من اللجنة، ويُجمَّد المحضر عند التوقيع، وتُعاد مظاريف المستبعدين دون فتحها. ويُسجَّل كل اطلاع وتنزيل في سجل التدقيق.