La procédure à deux enveloppes, expliquée

Dans une procédure à deux enveloppes, chaque soumissionnaire dépose deux offres distinctes : une offre technique, qui décrit ce qu’il fournira et comment, et une offre financière, qui indique le prix. Le comité ouvre et évalue d’abord les enveloppes techniques. Seuls les soumissionnaires techniquement qualifiés voient leur enveloppe financière ouverte.

Pourquoi les séparer ?

Il s’agit d’empêcher le prix d’influencer l’appréciation de la qualité. Si les évaluateurs savent déjà qu’un soumissionnaire est nettement moins cher, il devient plus difficile de noter objectivement son approche technique, dans un sens comme dans l’autre. Garder le prix scellé jusqu’à ce que les notes techniques soient définitives permet à l’évaluation technique de tenir seule, et d’être défendue seule.

Cela protège aussi les soumissionnaires : celui qui n’atteint pas le seuil technique ne voit jamais ses prix exposés à l’acheteur ni, par la publicité, à ses concurrents.

L’ordre qui compte

1. Le dépôt se ferme à la date limite publiée. Aucune enveloppe ne peut être ajoutée ou remplacée ensuite.
2. Les enveloppes techniques sont ouvertes lors d’une séance consignée, généralement ouverte aux soumissionnaires.
3. Le comité évalue et note les offres techniques, et les résultats sont arrêtés et approuvés.
4. Les enveloppes financières des soumissionnaires qualifiés sont ouvertes lors d’une seconde séance consignée.
5. Les enveloppes des soumissionnaires non qualifiés sont restituées ou conservées sans être ouvertes, selon vos règles.

Où cela tourne mal

• Les enveloppes financières sont conservées à un endroit accessible avant l’heure : un dossier partagé, une boîte de courriel ou une armoire à clé unique.
• Les résultats techniques ne sont pas formellement arrêtés avant l’ouverture des prix, si bien que les notes peuvent être revues une fois les prix connus.
• Les séances d’ouverture ne font pas l’objet d’un procès-verbal, ou celui-ci peut être modifié après coup.
• Personne ne peut prouver, après coup, qui a consulté quel document et quand.

La variante à trois enveloppes

Certaines règles ajoutent une enveloppe de préqualification avant l’enveloppe technique : éligibilité, inscription et capacité financière. Le principe est le même : chaque enveloppe reste scellée jusqu’à la fin de l’étape précédente.

Comment DigiProcure la gère

DigiProcure prend en charge les procédures à une enveloppe, à deux enveloppes et en trois étapes. Les enveloppes sont chiffrées au dépôt dans un coffre-fort, et les enveloppes suivantes ne peuvent pas être ouvertes avant que l’étape précédente soit arrêtée. L’ouverture exige les détenteurs de clés du comité, le procès-verbal est figé à la signature et les enveloppes des soumissionnaires écartés sont restituées sans être ouvertes. Chaque consultation et téléchargement est inscrit au journal d’audit.